1.
PROSES PERENCANAAN
·
Pengertian perencanaan
Dalam ilmu menejemen menjelaskan bahwa salah satu
fungsi pokok manajemen adalah perencanaan,
dimana dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri dariperencanaan, koordinasi,
pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus
dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan
dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat
perencanaan.
Definisi perencanaan dikemukakan
oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :
“Secara umum perencanaan merupakan
proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan
(mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik
(tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk
menc“apai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”
Definisi perencanaan tersebut menjelaskan bahwa
perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan secara
menyeluruh. Definisi perencanaan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa
perencanaan menggunakan beberapa aspek yakni :
- Penentuan
tujuan yang akan dicapai.
- Memilih
dan menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar
alternatif yang dipilih.
- Usaha-usaha
atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar
alternative yang dipilih.
Selain aspek tersebut, perencanaan juga mempunyai
manfaat bagi perusahaan sebagai berikut:
- Dengan
adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan
dengan efektif dan efisien.
- Dapat
mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan
dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal
mungkin.
- Dapat
mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan
dan ancaman.
- Dapat
menghindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak terarah
dan terkontrol.
Fungsi Perencanaan
Fungsi perencanaan pada dasarnya adalah suatu proses
pengambilan keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan
penggunaansumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan
pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut
dengan rencana yang di buat.
Banyak kegunaan dari pembuatan perencanaan yakniterciptanya efesiensi dan efektivitas pelaksanaan
kegiatan perusahaan, dapat melakukan koreksi atas penyimpangan sedini mungkin,
mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul menghindari kegiatan,
pertumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.
·
4 Tahap Dasar Perencanaan
Ø Tahap 1 :
Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau
kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas,
organisasi akan menggunakan sumber daya - sumberdaya nya secara tidak efektif.
Ø Tahap 2 :
Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman
akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber
daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan
dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan
saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana
kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi, terutama keuangan
dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.
Ø Tahap 3 :
Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.
Segala
kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan
untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu
diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu
organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun
sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang
mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.
Ø Tahap 4 :
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap
terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagaialternatif
kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut
danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif
yang ada.
·
Rencana
Operasional
Perencanaan operasional
diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka
waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat
bawah.
·
Perencanaan
Strategis
Perencanaan strategis
merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan
strategis. Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana
strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi
sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan
strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.
·
Faktor Waktu Dan
Perencanaan
Perencanaan merupakan
salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan
komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun komponen-komponen
atau unsur-unsur.
Dari sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkap
maupun secara sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian
pengembangan (litbang), perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan/ pengkomunikasian,
monitoring/pengawasan, dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal
dengan POAC(Planning Organizing, Actuating dan
Controlling). Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis
maupun akademis. Dari masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh
tumpang tindih. Proses pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk
proses komunikasi.
Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material, dan method untuk
mencapai tujuan.
Di samping faktor proses dan
objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi,
seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed back, tujuan, dan
lingkungan yang turut mempengaruhinya.
Konsep Dasar Perencanaan
terutama yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang strategis di dalam
menguasai konsep-konsep serta indikator-indikator dari perencanaan itu sendiri.Perencanaan merupakan proses karya yang
berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada tahap
evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha mengorganisasikan sumber-sumber
atau faktor-faktor, seperti orang, material, dana dalam proses pengerjaan suatu
kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam pengelolaan kegiatan
setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil penelitian maupun
dari pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya berfikir strategis
dan tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi akan menimbulkan
kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitan
dengan istilah goal dan objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan
strategi yang harus diadakan.
Proses perencanaan
melibatkan berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta
mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam penilaian tiap-tiap
kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung rugi serta
faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus
disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan
berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit
untuk dilakukan.
Adapun unsur-unsur
perencanaan adalah sebagai berikut:
1. Tujuan.
2. Policy.
3. Prosedur.
4. Progress (kemajuan).
5. Program.
Fungsi dan manfaat
perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling penting
karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan.
Manfaat dan fungsi
perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:
1. Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat
garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan
pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
2. Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi
semua anggota organisasi.
3. Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
4. Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
5. Perencanaan yang baik menjamin penggunaan
sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
Faktor waktu mempunyai
pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :
1. Waktu
sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif
2. Waktu
sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang
variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk
mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah
waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.
Factor waktu lainnya yang
mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali
dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan
perencanaan manajemen.
Waktu perkiraan akan menjadi
masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan
semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi
proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.
2. PENETAPAN TUJUAN
·
Misi Dan Tujuan
Organisasi
Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud
organisasi.
Etzioni Mendefinisikan tujuan organisasi sebagai suatu
pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk
merealisasikannya dan sebagai pernyataan tentang keadaan di waktu yang
akan datang dimana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk
menimbulkannya.
Maka ada dua
unsur penting dalam tujuan yaitu :
1. Hasil-hasil akhir yang diinginkan diwaktu yang akan
datang
2. Usaha-usaha atau kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan.
Tipe-Tipe Tujuan
:
1. Tujuan kemasyarakatan (societal goals), seperti memproduksi barang dan jasa, mempertahankan
pesanan, mengembangkan dan memelihara nilai-nilai budaya dan sebagainya.
2. Tujuan keluaran (output goals), berkenaan dengan jenis keluaran dan bentuk
fungsi konsumsi, seperti barang konsumen, jasa bisnis, pemeliharaan kesehatan,
pendidikan dan sebaginya.
3. Tujuan Sistem (system goals), pernyataan pelaksanaan fungsi organisasi, seperti, penekanan pada
pertumbuhan, stabilitas, laba. dll.
4. Tujuan produk (product goals), atau lebih sering disebut tujuan karateristik produk, seperti
penekanan pada kualitas, gaya, keunikan keanekaragaman, dan sebagainya.
5. Tujuan turunan (derived goals), tujuan digunakan organisasi
untuk meletakkan kekuasaan dalam pencapaian tujuan. Seperti, pelayanan
masyarakat, pengembangan karyawan, kebijaksanaan-kebijaksanaan investasi dan
lokasi pabrik, dan sebagainya
·
Fungsi Tujuan
1. Patokan
Bagi Kegiatan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi, melalui
penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan
arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus
dilakukan
2. Sumber
Legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan,
berguna untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkansumber
daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
4. Sumber Motivasi untuk
mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misalnya dengan
memberikan intensif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik,
menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat
mendorong para anggota lainnya.
5. Dasar
Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar
perancangan organisasi yang saling berinteraksi dalam
kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.
·
Manajemen By
Objective (MBO)
Management
by objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran. Pertama
kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management
pada tahun 1954. Sejak itu MBO telah memacu banyak pembahasan, evaluasi, dan
riset. Banyak program jenis MBO telah dikembangkan, termasuk manajemen
berdasarkan hasil (manajemen by result), manajemen sasaran (goals manajemen),
perencanaan dan peninjauan kembali pekerjaan (work planning and review),
sasaran dan pengendalian (goals and controls), dan lain-lainnya. Walaupun
artinya berbeda-beda program ini sama. Penggunaannya tidak hanya dalam dunia
usaha saja tetapi telah semakin berkembang luas pada dunia nonbisnis, seperti
organisasi pendidikan, kesehatan, keagamaan, dan pemerintahan.
Management by Objectives (MBO) adalah metode penilaian kinerja karyawan yang
berorientasi pada pencapaian sasaran kerja. Secara umum esensi sistem MBO,
terletak pada penetapan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan yang
bekerja bersama, penentuan bidang utama setiap individu yang hasilnya
dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil-hasil (sasaran) yang dapat diukur
dan diharapkan, dan ukuran penggunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai satuan
pedoman pengoperasian satuan-satuan kerja serta penilaian masing penilaian
sumbangan masing-masing anggota. Pada metode MBO, setiap individu karyawan
memiliki sasaran kerjanya masing-masing, yang bersesuaian dengan sasaran kerja
unitnya untuk satu periode kerja. Penilaian kinerja dalam metode MBO dilakukan
di akhir periode mengacu pada realisasi sasaran kerja.
MBO
berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal, atau semi formal, yang
dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan
(langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO
adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manager
dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi. Dengan pengembangan hubungan
antara fungsi perencanaan dan pengawasan,MBO membantu menghilangkan atau
mengatasi berbagai hambatan perencanaan.
3. PEMBUATAN KEPUTUSAN
·
Tipe – Tipe
Keputusan
1. Keputusan yang terprogram yaitu keputusan yang
terstruktur, yang muncul berulang-ulang pada contoh ini saya akan menganalisis
sebuah toko baju yang berada di daerah limus pratama. Keputusan yang terprogram
adalah ketika menempatkan dimana baju-baju itu diletakkan,kapan harus buka dan
tutup, pergantian pegawai dll.
3. Keputusan yang tidak terprogram yaitu muncul karena
adanya masalah yang luar biasa, tidak ada pedoman yang cukup rinci contoh nya dari
toko baju tadi yaitu ketika ingin buka cabang baru kenapa termasuk keputusan
tidak terprogram?karena tidak setiap hari buka cabang baru jadi tidak ada
pedoman.
·
Proses Pembuatan
Keputusan
1. Pemahaman dan perumusan masalah
Manajaer harus menemukan masalah apa yang
sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian
mana yang seharusnya dipecahkan.
2. Pengumpulan dan analisa data yang
relevan
Setelah
masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat
keputusan yang tepat.
3. Pengembangan alternatif
Pengembangan
alternatif memungkinkan menolak kecendrungan membuat keputusan yang cepat agar
tercapai keputusan yang efektif.
4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang dipergunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai,
yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan
alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil
dapat membantu pemecahan masalah.
5. Pemilihan alternatif terbaik
Didasarkan
pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan
kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
6. Implementasi keputusan
Manajer
harus menetapkan anggaran, mengadakan dan meng alokasikan sumber daya yang
diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung jawab pelaksana tugas, dengan
mempewrhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.
7. evaluasi atas hasil keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu
dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang
diharapkan.
·
Keterlibatan
Bawahan dalam Pembuatan Keputusan
Para manejer akan sulit
untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat
formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal,
seperti permintaan akan gagasan.
1. Pembuatan Keputusan Kelompok
Banyak manajer merasa bahwa
keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena
mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan
pembuatan keputusan secara kelompok
Kebaikan
|
Kelemahan
|
|
1. 1. Implementasi
suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan
oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung
jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun
merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
5. Bila
atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan,
keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar