1 & 2. GAMBARAN UMUM MANAJEMEN

1. PENGERTIAN MANAJEMEN

A. Definisi manajemen

Istilah manajemen memiliki  berbagai  pengertian.  Secara  universal  manajemen  adalah  penggunaan sumberdaya organisasi untuk  mencapai  sasaran  dan  kinerja  yang  tinggi  dalam  berbagai  tipe organisasi profit maupun non profit.

Definisi   manajemen  yang  dikemukakan   oleh  Daft (2003:4)  sebagai  berikut:  “Management is the attainment of organizational goals in an effective and efficient manner through planning organizing leading and controlling organizational resources”. Pendapat  tersebut  kurang  lebih  mempunyai  arti bahwa  manajemen  merupakan  pencapaian  tujuan  organisasi  dengan  cara  yang  efektif  dan  efisien lewat perencanaan pengorganisasian pengarahan dan pengawasan sumberdaya organisasi.

Plunket dkk.(2005:5)  mendefinisikan  manajemen  sebagai  “One or more managers individually and collectively setting and achieving goals by exercising related functions (planning organizing staffing leading and controlling) and coordinating various resources (information materials money and people)”.

Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa manajemen merupakan satu atau lebih manajer yang secara  individu  maupun  bersama-sama  menyusun  dan  mencapai  tujuan  organisasi  dengan melakukan fungsi-fungsi terkait (perencanaan pengorgnisasian penyusunan staf pengarahan dan pengawasan) dan mengkoordinasi berbagai sumber daya (informasi material uang dan orang).

Manajer sendiri menurut Plunket dkk.(2005:5) merupakan “people who are allocate and oversee the use of resources” jadi merupakan orang yang mengatur dan mengawasi penggunaan sumber daya.

Lewis dkk.(2004:5)  mendefinisikan  manajemen  sebagai:  “the process of administering and coordinating resources effectively and efficiently in an effort to achieve the goals of the organization.” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa manajemen merupakan proses mengelola dan mengkoordinasi sumberdaya-sumberdaya  secara  efektif  dan  efisien  sebagai  usaha  untuk  mencapai tujuan organisasi.

Menurut Mary Parker Follet yang  dikutip  oleh  Handoko (2000:8)  manajemen  merupakan  seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan.

A.   Manajemen sebagai ilmu dan seni

Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni, mengapa disebut demikian, sebab antara keduanya tidak bisa dipisahkan. Manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan, karena telah dipelajari sejak lama, dan telah diorganisasikan menjadi suatu teori. Hal ini dikarenakan didalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, gejala-gejala ini lalu diteliti dengan menggunakan metode ilmiah yang dirumuskan dalam bentuk prinsip-prinsip yang diwujudkan dalam bentuk suatu teori.
Sedang manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerja sama dengan orang lain, nah bagaimana cara memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah managing ( mengatur ) untuk mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.

1.    MANAJEMEN DAN MANAJER

A.   Tingkatan manajemer

Tingkatan Manajemen (Manajemen Level).

Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3 tingkatan:

1.   Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen paling rendah dalam   suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Dan mereka tidak membawahi manajer yang lain.

2.   Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya kadang-kadang juga karyawan operasional.

3.   Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative kecil, manager puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.

Tingkatan manajer

Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, berdasarkan tingkatannya.Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:

·                     Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

·                     Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

·                     Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.

A.   Fungsi-fungsi manajemen

Berikut adalah lima fungsi manajemen yang paling penting menurut Handoko (2000:21) yang berasal dari klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi manajerial menurut Henri Fayol yaitu:

1.       Planning

Planning atau perencanaan merupakan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi kebijaksanaan proyek program prosedur metode sistem anggaran dan standar yg dibutuhkan utk mencapai tujuan.

2.       Organizing

Organizing atau pengorganisasian ini meliputi:

1. Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan.
3. Penugasan tanggung jawab tertentu
4. Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugasnya.

3.       Staffing

Staffing atau penyusunan personalia adalah penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.

4.       Leading

Leading atau fungsi pengarahan adalah bagaimana membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan.

5.       Controlling

Controlling atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

Daft (2003:6) membagi manajemen menjadi empat fungsi saja berikut penjelasannya:

1. Planning merupakan fungsi manajemen yang berkenaan dengan pendefinisian sasaran untuk kinerja organisasi di masa depan dan untuk memutuskan tugas-tugas dan sumber daya-sumber daya yang digunakan yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran tersebut.
2. Organizing merupakan fungsi manajemen yang berkenaan dengan penugasan mengelompokkan tugas-tugas ke dalam departemen-departemen dan mengalokasikan sumber daya ke departemen.
3. Leading fungsi manajemen yang berkenaan dengan bagaimana menggunakan pengaruh untuk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi.
4. Controlling fungsi manajemen yang berkenaan dengan pengawasan terhadap aktivitas karyawan menjaga organisasi agar tetap berada pada jalur yang sesuai dengan sasaran dan melakukan koreksi apabila diperlukan.

B.    Keterampilan – keterampilan manajerial

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan 3 keterampilan , yaitu :

1.       Keterampilan Konseptual ( Conceptional Skill ) : Top manajer harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep , ide , dan gagasan demi kemajuan organisasi.

2.       Keterampilan berhubungan dengan orang lain ( Humanity Skill ): Kemampuan untuk bekerja dengan memahami, dan memotivasi orang lain, baik sebagai individu ataupun kelompok. Manajer membutuhkan keterampilan ini agar dapat memperoleh partisipasi dan mengarahkan kelompoknya dalam pencapaian tujuan.

3.      Keterampilan Teknis ( Technical Skill ) : Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur-prosedur atau teknik-teknik dari suatu bidang tertentu, seperti akuntansi, produksi, penjualan atau pemesinan dan sebagainya.

Selain 3 keterampilan dasar diatas, Ricky W. Griffin menambahkan 2 keterampilan dasar, yaitu :

1.       Keterampilan Manajemen Waktu: Keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana.

2.       Keterampilan Membuat Keputusan: Kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager).

3. EVOLUSI TEORI MANAJEMEN

A. Teori manajemen klasik

Variabel yang diperhatikan dalam manajemen Klasik :

1. Pentingnya peran manajer
2. Pemanfaatan dan pengangkatan tenaga kerja
3. Tanggung jawab kesejahteraan karyawan
4. Iklim kondusif

                                                                             

Secara keilmuan, manajemen baru terumuskan kurang lebih di abad 18 atau awal abad 19 Masehi. Diantara tokoh-tokoh yang mula-mula memperkenalkan manajemen secara keilmuan adalah Robert Owen (1771-1858) dan Charles Babbage (1972-1871). Owen seorang pembaru dan indrustrialisasi dari Inggris adalah di antara tokoh pertama yang menyatakan perlunya sumber daya manusia di dalam organisasi dan kesejahteraan pekerja. Sedangkan Babbage seorang ahli matematika dari Inggris orang yang pertama kali berbicara mengenai pentingnya efisiensi dalam proses produksi. Dia meyakini akan perlunya pembagian kerja dan perlunya penggunaan matematika dalam efisiensi penggunaan fasilitas dan material produksi (Ernie dan Saefullah: 2005).

1.     Robert Owen (1771 - 1858)

Owen menekankan tentang peranan sumberdaya manusia sebagai kunci keberhasilan perusahaan.Dilatar-belakangi oleh kondisi dan persyaratan kerja yang tidak memadai, dimana kondisi kerja sebelumnya dan kehidupan pekerja pada masa itu sangat buruk.

Owen berkesimpulan bahwa manajer harus menjadi pembaharu (reformer). Beliau melihat peranan pekerja sebagai yang cukup penting sebagai aset perusahaan. Pekerja bukan saja merupakan input, tetapi merupakan sumber daya perusahaan yang signifikan. Ia juga memperbaiki kondisi pekerjanya, dengan mendirikan perumahan (tempat tinggal) yang lebih baik. Beliau juga mendirikan toko, yang mana pekerjanya tidak kesusahan dan dapat membeli kebutuhan dengan harga murah. Ia juga mengurangi jam kerja dari 15 jam menjadi 10,5 jam, dan menolah pekerja dibawah umur 10 tahun.

Owen berpendapat dengan memperbaiki kondisi kerja atau invertasi pada sumber daya manusia, perusahaan dapat meningkatkan output dan juga keuntungan. Disamping itu Owen juga memperkenalkan sistem penilaian terbuka dan dilakukan setiap hari. Dengan cara seperti itu manajer diharapkan bisa melokalisir masalah yang ada dengan cepat.

2.     Charles Babbage (1792 - 1871)

Menganjurkan untuk mengadakan pembagian tenaga kerja dalam kaitannya dengan pembagian pekerjaan. Sehingga setiap pekerja dapat dididik dalam suatu keterampilan khusus. Setiap pekerja hanya dituntut tanggungjawab khusus sesuai dengan spesialisasinya.

Dengan metode kuantitatifnya beliau percaya :

1)         Bahwa prinsip-prinsip ilmiah dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi produksi, produksi naik biaya operasi turun.

2)         Pembagian Kerja (division of labor); dengan ini kerja/operasi pabriknya bisa dianalisis secara terpisah. Dengan cara semacam ini pula training bisa dilakukan dengan lebih mudah.

3)         Dengan melakukan pekerjaan yang sama secara berulang-ulang, maka pekerja akan semakin terampil dan berarti semakin efisien.

B.    Teori perilaku

Teori perilaku merupakan pengembangan dari pendekatan hubungan manusiawi. Pendekatan ini memandang bahwa perilaku manusia dipengaruhi oleh sistem sosialnya. Perilaku dapat dipahami melalui tiga pendekatan, yaitu:

1)       Rasional

Model rasional memusatkan perhatiannya pada anggota organisasi yang diasumsikan bersifat rasional dan mempunyai berbagai kepentingan, kebutuhan, motif dan tujuan. Pendukung model ini antara lain, Down dan Simon

2)       Sosiologis

Model ini lebih memusatkan perhatiannya kepada pengetahuan antropologi, sosiologi dan psikologi. Pendukung model ini antara lain Bern

3)       Pengembangan hubungan manusia

Model pengembangan hubungan manusia lebih memusatkan perhatiannya kepada tujuan yang ingin dicapai dan pengembangan berbagai sistem motivasi menurut jenis motivasi agar dapat meningkatkan produktivitas kerja. Pendukung model ini antara lain, Mc Gregor, Maslow, dan Bennis.

Keterbatasan dari pendekatan perilaku ini adalah bahwa beberapa ahli manajemen termasuk ahli perilaku percaya bahwa bidang perilaku tidak sepenuhnya nyata karena berkenaan dengan manusia yang bersifat unik. Model, teori dan istilah perilaku oleh ahli perilaku sangat kompleks dan abstrak untuk dipraktekkan para manajer. Dikarenakan perilaku manusia sangat unik, maka ahli-ahli perilaku sering berbeda dalam menyimpulkan penelitian, dan rekomendasinya pun sulit bagi manajer untuk memilih dan melaksanakannya.

B.    Teori Kuantitatif (riset operasi dan ilmu manajemen)

Pendekatan kuantitatif ditandai dengan berkembangnya tim penelitian operasi dalam pemecahan masalah-masalah industri. Pendekatan ini didasari oleh kesuksesan tim penelitian operasi Inggris pada PD II. Teknik-teknik penelitian operasi ini semakin berkembang sejalan dengan kemajuan komputer, transportasi dan komunikasi. Teknik-teknik penelitian operasi selanjutnya disebut sebagai pendekatan manajemen ilmiah.

Pendekatan manajemen ilmiah dipakai dalam banyak kegiatan seperti penganggaran modal, manajemen produksi, penjadwalan, pengembangan strategi produk, pengembangan SDM dan perencanaan program.

                                                  

Langkah-langkah manajemen ilmiah yaitu:

1)      perumusan masalah

2)      penyusunan suatu model matematis

3)      penyelesaian model

4)      pengujian model

5)      penetapan pengawasan atas hasil

6)      pelaksanaan (implementas)

C.    Teori sistem

Defenisi sistem begitu banyak dikemukakan oleh ahli. Menurut Shore & Voich (1974)sistem ialah suatu keseluruhan yang terdiri dari sejumlah bagian-bagian. Menurut Gerald, et al. (1981)sistem ialah tata cara kerja yang saling berkaitan, dan bekerja sama membentuk suatu aktivitas atau mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem dapat dipandang sebagai suatu hal yang tertutup atau terbuka. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya, sedangkan sistem terbuka ialah sistem yang dipengaruhi oleh lingkungannya.

Bentuk umum suatu sistem terdiri atas input, proses, output dan umpan balik. Umpan balik ialah hasil output untuk untuk memperbaiki input yang akan datang. Keempat unsur tersebut berada dalam suatu organisasi. Sebagai organisasi dengan sistem terbuka, maka organisasi dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungan luarnya. Pendekatan sistem meliputi penerapan konsep-konsep yang cocok dari teori sistem untuk mempermudah pemahaman tentang teori organisasi dan praktik manajerial

Peningkatan mutu pendidikan dengan pendekatan sistem berarti mulai dari input, proses, output sampai kepada outcome pendidikan.

Dalam praktiknya, peningkatan mutu pendidikan selama ini belum menggunakan pendekatan sistem. Peningkatan mutu cenderung berpikir output oriented. Mutu pendidikan hanya dinilai dari output pendidikan seperti hasil belajar dan ujian nasional. Padahal, dengan berpikir sebagai suatu sistem, mutu pendidikan tidak hanya ditentukan oleh nilai ujian nasional tetapi juga mutu input dan mutu prosesnya di dalam kelas.

D.   Teori Kontingensi

Pendekatan ini mencoba untuk menerapkan berbagai pendekatan manajemen terdahulu pada kehidupan nyata atau kondisi dan situasi tertentu. Perbedaan kondisi dan situasi tertentu memerlukan pendekatan tertentu pula. Menurut pendekatan ini, tugas manajer ialah mengidentifikasi teknik tertentu yang paling cocok diterapkan pada situasi tertentu dalam mencapai tujuan organisasi, karena tidak ada satupun teknik manajemen yang universal yang dapat diterapkan dalam setiap situasi dan kondisi.

4. MANAJEMEN DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL

A.   Definisi lingkungan

Merupakan atas unsur-unsur diluar organisasi yang sebagian besar tak dapay dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan seorang manajer.

B.    Faktor-faktor lingkungan eksternal mikro dan makro

Lingkungan External Mikro

Hubungannya : Lingkungan yang paling dekat dengan organisasi dan berpengaruh secara langsung ke dalam suatu organisasi

Supplier            : Penyediaan

Competitor        : Saingan

Custumer          : Langganan

·         Lembaga Pemerintah : Akan memberikan pengaruh secara langsung ke dalam organisasi

·         Lembaga Keuangan : Merupakan suatu Fatner dalam suatu perusahaan yang merupakan suatu sumber dana perusahaan

Lingkungan Ekternal Makro

Memberi pengaruh secara tidak langsung kepada suatu organisasi

·         Teknologi          : Sangat berpengaruh kepada perkembangan teknologi cepat berkembang

·         Ekonomi           : Dimana ekonomi ini akan membawa pengaruh pada suatu organisasi

·         Sosial Budaya   : Dimana social budaya ini akan membawa pengaruh di dalam suatu organisasi

Misal :

-          Agama

-          Tradisi

-          Peraturan

-          Adat-istiadat dll

·         Politik dan Hukum         : Dimana politik dan hokum ini dapat merupakan ancaman dan juga dapat berupa peluang yang dapat memberikan kemudahan dalam pengurusan prosedur-prosedur tertentu.

A.   Tanggung jawab sosial manajer

Artinya : bahwa manajemen harus memperhatikan dampak sosial ekonomi dalam pembuatan suatu keputusan. Tanggung jawab manager ini merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan seorang manager karena aspek ini merupakan syarat utama berhasilnya suatu perumusan untuk jangka panjang. Dengan demikian manager harus dituntut mengimplementasikan etika perusahaan (The Etic of Managers).

Terutama hubungannya dengan langganan, karyawan, penemu teknologi, lembaga pendidikan, perusahaan lain, supplier, pemerintah dan masyarakat umum.

Etika pembinaan merupakan kewajiban seorang kepada masyarakat bagaimanapun juga etika seorang manager akan sangat mempengaruhi keputusan dan kegiatan organisasi tentunya, etika seorang manager harus berdasarkan kepada nilai atau sekandal moral yang dianggap baik dalam lingkungan suatu masyarakat.

Ada 5 (lima) faktor yang mempengaruhi keputusan pada masalah etika :

1.   Hukum, Menurut hukum yang berlaku.

2.   Peraturan Pemerintah.

3.   Kode Etik industri dan perusahaan.

4.   Tekanan-tekanan sosial.

5.   Tegangan antara standar perorangan dengan organisasi.